Corona und digitale Transformation im Haus des Stiftens
Vor dem Hintergrund der Coronakrise hat die Digitalstrategie einer jeden Organisation stark an Bedeutung gewonnen. Wie relevant das Thema werden würde, hat vor einem Jahr noch kaum jemand geahnt. Obwohl die „Digitalisierung der Arbeitsplätze“ im vergangenen Jahr in vielen Organisationen umgesetzt werden konnte, ergaben sich durchaus Herausforderungen in den Bereichen Hardware, Teamplanung und -abstimmung und auch beim Datenschutz. Die Organisationen, die den Prozess der Digitalisierung und den des digitalen Workflows bereits frühzeitig – also vor Corona – angestoßen hatten, mussten manche (unerwartete) Hürden nicht mehr nehmen. Einen Überblick über den Stand der Digitalisierung des Non-Profit-Sektor stellt auch der Digital-Report 2020 bereit: https://www.digital-report.org/
Das Haus des Stiftens war glücklicherweise bereits zu Beginn der Pandemie und zum ersten Lockdown gut gerüstet. Der Weg der digitalen Transformation der eigenen Aktivitäten, innerhalb des Hauses wie auch mit Partnern, sowie der Ausbau der digitalen Infrastruktur in beiden Standorten wurde in den letzten Jahren konsequent gegangen. Von online steuerbaren Telefonanlagen für den Service für Non-Profits und Stifter, über ein cloudbasiertes Ticketsystem bis zur Umstellung des gesamten Dokumentenmanagements und der Kommunikation über Microsoft Office365. Über die bereits implementierten Systeme war es tatsächlich möglich, den Support von 80.000 Non-Profit-Organisationen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz innerhalb von 24 Stunden ohne Abbrüche in das Homeoffice zu verlagern und auch die Betreuung von rund 1.500 Stiftungen direkt aus dem Homeoffice zu gewährleisten – inklusive aller Verwaltungsprozesse.
Das Programm Wissen für Non-Profits – praxisnahes Know-how von Experten für den gemeinnützigen Sektor – ist ein eingeführtes Format aus dem Haus des Stiftens und hat im vergangenen Jahr signifikant an Bedeutung gewonnen. Auch hier konnte über die eingesetzten technischen Plattformen die Menge an Online-Angeboten und –Formaten (u.a. Online-Seminare, Online-Workshops, 1:1 Online-Coachings) deutlich erhöht werden.
In der Personalabteilung wurden alle Prozesse komplett datensicher digitalisiert. Sowohl in der Personalverwaltung als auch im Recruiting, Vorstellungsgespräch, Onboarding, Training und in der Weiterbildung. 22 neue Mitarbeiter:innen wurden 2020 lückenlos digital eingestellt. Für neue Führungskräfte wurde ein digitales und modular aufgebautes Trainingsformat entwickelt. Auch das laufende Corona-Management für die beiden Standorte München und Siegburg konnte – mit allen offiziellen Ankündigungen und hausinternen Regelungen – digital organisiert werden.
Auch wenn es vor einem Jahr noch nicht so schien – 2020 hat uns eindrücklich gezeigt, was die Digitalisierung bewirken kann: Sie macht uns flexibler, schneller und unterstützt die effiziente Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen und der Zusammenarbeit mit Externen. In unserem Fall sind das ca. 30 ehrenamtliche Beiräte, 1.500 Stiftungen, 100 engagierte Unternehmen und 80.000 Non-Profit-Organisationen. Das ist sinnvoll, zukunftsorientiert und unterstützt die Arbeit einer Vielzahl an gemeinwohlorientierten Akteuren. Die Digitalisierung hilft uns also beim Helfen!
Foto: SFIO CRACHO, shutterstock.com
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