Aufwands- und Rückspenden – Teil 2 der Reihe „Spenden und Fundraising“

Aufwands- und Rückspenden – sprich der Verzicht auf Aufwendungsersatz- oder Vergütungsansprüche – gehören zum Alltag von steuerbegünstigten Organisationen. Dennoch zeigt sich, dass gelegentlich Fehler dabei gemacht werden, die Zuwendungen steuerlich richtig einzuordnen und korrekte Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Rechtliche Konsequenzen solcher Fehler dürfen nicht unterschätzt werden.

Ein Beitrag von Rechtsanwältin Kristina von Heynitz

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Wegen fehlerhaft ausgestellter Spendenquittungen kann steuerbegünstigten Organisationen die Gemeinnützigkeit entzogen werden und sie können in Spendenhaftung genommen werden. Zudem besteht für die Vertreter der Organisation die Gefahr, wegen Steuerhinterziehung belangt zu werden. Aus diesem Grund sollten die Voraussetzungen für Aufwands- und Rückspenden sowie die Vorgaben für die Ausstellung von korrekten Spendenquittungen sorgsam eingehalten werden.

Dieser Fachbeitrag soll Ihnen zeigen, wann eine Zuwendung wirklich als Spende abzugsfähig ist und was Sie bei Ausstellung entsprechender Spendenquittungen beachten müssen. Ähnliches gibt es auch bei Sachzuwendungen zu beachten – die Besonderheiten von Sachspenden können Sie in Teil 3 der Reihe ‚Spenden und Fundraising‘ nachlesen.

Aufwands- und Rückspenden – was sind die Voraussetzungen?

Unter einer Aufwandsspende versteht man den Verzicht auf einen zuvor rechtswirksam vereinbarten Ersatz von Aufwendungen wie Benzin-, Fahrt- oder Portokosten. Demgegenüber spricht man von einer Rückspende, wenn auf einen sonstigen rechtswirksam vereinbarten Anspruch, wie eine Honorarforderung, verzichtet wird. Dies gilt auch, wenn ein ehrenamtlich tätiges Mitglied einer steuerbefreiten Organisation dieser gegenüber auf seine Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale verzichtet.

Sowohl bei der Aufwandsspende als auch bei der Rückspende handelt es sich – trotz des fehlenden Geldflusses – um eine Geldspende. Es wird lediglich der Zahlungsweg verkürzt. Statt einer Auszahlung des Betrages mit anschließender Rücküberweisung verbleibt das Geld bei der steuerbegünstigten Organisation. Folglich ist für die Spendenquittung eine Geldspendenquittung zu verwenden. Diese muss zwingend eine Angabe darüber enthalten, dass es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt. Um welche tatsächliche Aufwandsposition es sich bei dem Erstattungsanspruch handelt, ist jedoch nicht anzugeben.

Für eine abzugsfähige Aufwands- und Rückspende müssen, wie in den BMF-Schreiben vom 25.11.2014 und 24.08.2016 konkretisiert, nachfolgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein.

1.

Der Spender muss zunächst einen wirksam eingeräumten Aufwendungsersatzanspruch oder sonstigen Anspruch besitzen.

Wirksam eingeräumt ist ein Aufwendungsersatzanspruch, zum Beispiel bei Porto- oder Reisekosten, wenn er durch eine Satzung (Stiftungs- oder Vereinssatzung), einen auf Grundlage der Satzung gefassten Vorstandsbeschluss oder im Falle von Reisekosten durch eine auf Grundlage der Satzung erlassene Reisekostenordnung entstanden ist.

Demgegenüber bedarf ein wirksamer sonstiger Anspruch, wie ein Honorar- oder Vergütungsanspruch, einer vertraglichen Vereinbarung – z. B. eines Auftrags. Dieser sollte aus Beweisgründen schriftlich und widerspruchsfrei getroffen werden. Die Schriftform ist insbesondere notwendig beim Verzicht ehrenamtlich tätiger Mitglieder einer steuerbegünstigten Organisation auf z.B. ihre Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale, da normalerweise vermutet wird, dass ehrenamtlich tätige Mitglieder ihre Leistungen unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatzanspruch erbringen.

2.

Gleichzeitig müssen sich die vorgenannten Ansprüche zwingend auf Leistungen oder Aufwendungen beziehen, die zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke der gemeinnützigen Organisation erforderlich sind. Somit darf keine Spendenbescheinigung für den Verzicht auf Aufwandsersatz oder sonstige Ansprüche im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ausgestellt werden, wie zum Beispiel im Rahmen einer Benefizveranstaltung. Auch dürfen die Aufwendungen keine Arbeitsleistungen oder Nutzung von Wirtschaftsgütern sein – diese werden in § 10b Abs. 3 S. 1 EStG explizit ausgenommen.

3.

Des Weiteren muss der Aufwendungsersatzanspruch bzw. der sonstige Anspruch der Höhe nach angemessen sowie verhältnismäßig sein und zwingend bereits vor der Erbringung der Leistung oder der Aufwendung bestanden haben. Eine nachträgliche Begründung ist nicht gestattet!

4.

Auch müssen die Ansprüche ernsthaft und nicht von vorn herein unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt worden sein.

Hiervon ist in der Regel auszugehen, wenn die gemeinnützige Organisation zum Zeitpunkt der Anspruchseinräumung finanziell in der Lage war, den Anspruch befriedigen zu können und die wirtschaftlichen Verhältnisse auch nicht erwarten lassen, dass sich an der Zahlungsfähigkeit zum Fälligkeitszeitpunkt etwas ändern wird. Andernfalls würde es an der für eine Spende notwendigen Freiwilligkeit der Zuwendung fehlen und die Ausstellung einer Spendenquittung einen Missbrauch darstellen, der zum Entzug der Gemeinnützigkeit führen kann.

5.

Abschließend muss der Verzicht freiwillig sowie bedingungslos erfolgen und darf nicht im Voraus eingeräumt werden. Vielmehr muss er nachträglich, also nach Entstehung des Anspruchs, gegenüber der steuerbegünstigten Organisation erklärt werden und damit, beispielsweise im Falle eines Verzichts auf ein Honorar, erst nach der Rechnungsstellung. Des Weiteren muss der Verzicht zeitnah erfolgen. Zeitnah bedeutet bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs. Als regelmäßig gilt eine Tätigkeit, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird.

Spendenbescheinigung – was ist zu beachten?

Liegen alle Voraussetzungen vor, kann seitens der Empfängerorganisation eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Hierbei ist immer das Datum der Verzichtserklärung und nicht das der Leistungserbringung bzw. der Aufwendung maßgeblich, da erst mit dem Zugang der Verzichtserklärung die für eine Spende erforderliche freiwillige Entreicherung beim Spender bzw. Bereicherung bei der steuerbegünstigten Empfängerorganisation vollzogen ist. Auch ist darauf zu achten, dass in der Spendenquittung der Bruttobetrag angegeben wird, sofern in der zugrundeliegenden Rechnung eine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

Die Verantwortung für die Richtigkeit der Spendenbestätigung liegt bei der ausstellenden Organisation. Sie muss gegenüber dem Finanzamt die tatsächliche Höhe des Aufwendungsersatz- oder Rückvergütungsanspruches belegen können und sollte daher zur Dokumentation unbedingt ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen.

Foto: LIGHTFIELD STUDIOS, stock.adobe.com

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Über die Reihe Spenden und Fundraising

1. Weihnachts- und Anlassfundraising: Es weihnachtet sehr
2. Aufwands- und Rückspenden: Kann Verzicht eine Spende sein?
3. Sachspenden: Kann man auch mit Sachspenden Gutes tun?
4. Online-Fundraising – So gelingt digitales Spendensammeln heute
5. Erbschaftsfundraising – Chancen für Stiftungen und Organisationen jeder Größe
6. Erbschaftsfundraising II – Wie geht’s weiter?

Für einen leichten Einstieg in die gemeinnützigkeitsrechtlichen Fragen im Fundraising!