Machen Sie gern Geschenke? Wir auch! Als Stiftung, Verein oder gGmbH sollten Sie beim Schenken allerdings einiges beachten.

Ein Beitrag von Suzan Saydam, Leiterin Stiftungsbuchhaltung im Haus des Stiftens

Newsletter Dezember 2021 / aktualisiert im November 2022 – Newsletter abonnieren!

Die Kurzfassung vorab: Gemeinnützige Organisationen können – wie jedes andere Unternehmen auch – Geschenke an Geschäftspartner bis 35 € pro Person und Jahr als Betriebsausgaben geltend machen. Zu Geschäftspartnern zählen unter anderem Ihre Kunden, Lieferanten, Dienstleister und Kooperationspartner. Bei Geschenken an Mitarbeitende wird zwischen Sachbezügen und Aufmerksamkeiten mit jeweils gesonderten Grenzen unterschieden.

Aber: Bei den Geschenken an Geschäftsfreunde sowie bei Geschenken an Mitarbeitende sind Grenzen zu beachten. Nicht jedes Geschenk ist als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Im Folgenden nun etwas genauer.

I. Geschenke an Geschäftspartner

Freigrenze bis 35 €

Ihre Geschenke an Geschäftspartner bis maximal 35 € inklusive der Umsatzsteuer pro Person und Jahr können Sie als Betriebsausgaben geltend machen. Fällt das Geschenk teurer aus, dann sind die kompletten Ausgaben hingegen nicht abziehbar, der Vorsteuerabzug wird versagt. Das gilt schon dann, wenn die Freigrenze von 35 € um einen Cent überschritten wird.

Kleiner Tipp: Oftmals wird übersehen, dass diese Freigrenze pro Jahr und pro Person gilt. Werden also in einem Jahr mehrere Geschenke an eine Person gemacht, wird der Wert zusammengerechnet.

Obacht bei der Auswahl

Die Auswahl der Geschenke sollte mit Bedacht gewählt werden, das Geschenk ist nur steuerlich abzugsfähig, wenn es aus betrieblichen Gründen gemacht wird und keine Gegenleistung damit verbunden ist. Ein Geschenk setzt also eine unentgeltliche Zuwendung an den Empfänger voraus. Der Zweck, Geschäftsverbindungen aufzubauen, zu sichern oder zu verbessern, stellt keine Gegenleistung dar.

Folgende Geschenke sind als solche steuerlich qualifiziert und demnach abzugsfähig:

• Blumen im Allgemeinen
• Theaterkarten und andere Eintrittskarten
• Sach- und Geldgeschenke (ohne Gegenleistung)

Folgende Leistungen sind hingegen nicht als abzugsfähige Geschenke qualifiziert:

• Rabatte und Kulanzleistungen, da sie sich auf einen vorherigen Kauf beziehen
• Preise und Preisausschreiben
• Spargeschenkgutscheine und Gutschriften
• Sponsoringleistungen, da eine Gegenleistung vorhanden ist
• Trinkgelder, da sie sich auf eine Gegenleistung beziehen
• Warenproben und Werbeartikel
• Werbeprämien, da sie für die Vermittlung neuer Kunden gezahlt werden

Dokumentation

Zu beachten ist außerdem, dass die Empfänger der Geschenke aufzuzeichnen sind – der Name muss aus der Buchung beziehungsweise dem Beleg erkennbar sein. Geschenke der gleichen Art dürfen in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung), wenn die Namen der Empfänger auf dem Buchungsbeleg vermerkt oder eine Namensliste mit der Rechnung abgeheftet wird.

Geschenke über 35 €

Geschenke über 35 € müssen betrieblich nutzbar sein. Manch einem Geschäftspartner möchte man teurere Geschenke machen, die Freigrenze von 35 € wird dabei schnell überschritten. Wird das Geschenk jedoch mit Bedacht ausgewählt, kann der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Der wichtigste Grundsatz lautet: Das Präsent muss der Beschenkte für seine beruflichen Tätigkeiten nutzen können. Ist diese Voraussetzung erfüllt, können Sie Ihren Geschäftspartnern oder Kunden Geschenke machen, die weit über die 35-Euro-Grenze hinausgehen. Wichtig ist auch hier, die Nachweispflicht zu beachten: Es empfiehlt sich, ein Foto vom Geschenk zu machen und zusammen mit der Rechnung aufzubewahren, um mögliche Streitigkeiten mit dem Finanzamt schnell auszuräumen.

Geschenke an ein Unternehmen

Das besondere bei einem Geschenk an ein Unternehmen ist: Der Schenkende kann Geschenke pauschal versteuern.

Und hier der Grund, dies auch zu tun: Der Wert des Geschenkes muss vom Beschenkten in der Regel als Betriebseinnahme erfasst werden. Erfolgt dies nicht, kommt es oftmals vor, dass im Rahmen einer Prüfung Geschenke nachversteuert werden müssen. Ein Geschenk kann so den gewünschten Effekt verfehlen.

Verhindern kann der Schenkende dies durch eine pauschale Versteuerung des Geschenks. Der Beschenkte muss den Wert des Geschenkes nicht als Betriebseinnahme erfassen, wenn der Schenker ihm mitteilt, dass er die Zuwendung mit 30 Prozent pauschal nach § 37b EStG versteuert, hinzu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG wird ans Finanzamt abgeführt und als Betriebsausgabe gebucht.

II. Geschenke an Mitarbeiter

Schenkt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Waren oder Dienstleistungen, wird zwischen Sachbezügen und Aufmerksamkeiten unterschieden.

Sachbezüge

Steuerfrei bis 50 € p.m.

Sachbezüge sind Geschenke (aber kein Geldgeschenk) an Mitarbeitende ohne besonderen Anlass, bis 50 € monatlich bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, dass 50 € inklusive Umsatzsteuer eine monatliche Freigrenze ist. Dabei werden alle Sachzuwendungen dieser Art zusammengerechnet. Wird dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten, muss der Arbeitgeber für die gesamte Zuwendung Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen. Um diese Grenze einzuhalten, kann der Arbeitnehmer eigene Zuzahlungen leisten. Nicht ausgeschöpfte Beträge dürfen nicht auf einen anderen Monat übertragen werden.

Geldgeschenke müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie normalen Lohn versteuern, diese werden als Barlohn behandelt.

Aufmerksamkeiten

Steuerfrei bis 60 €

Gibt es einen besonderen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers, beträgt die Freigrenze 60 € inklusive Umsatzsteuer. Persönliche Anlässe sind:

• Mitarbeiterjubiläum
• Geburtstag
• Trauung
• Geburt eines Kindes
• Promotion
• Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit
• Beförderung

Die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt anlassbezogen und kann neben der 50-Euro-Grenze für monatliche Sachzuwendungen komplett ausgeschöpft werden. Es sind mehrere Geschenke in einem Monat möglich – zum Geburtstag und zur Geburt eines Kindes. Es ist auch ein Warengutschein oder Gutschein mit einem bestimmten Geldbetrag möglich, nicht aber Bargeld, dieses müsste wie Lohn versteuert werden.

Geschenke bei der Weihnachtsfeier

Oftmals erfolgt die Übergabe von Geschenken auch anlässlich der Weihnachtsfeier. Für die Feier (und damit auch für das anlässlich der Feier überreichte Geschenk) gilt ein Freibetrag von 110 € inklusive Umsatzsteuer für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr und Mitarbeiter.

Ist der Steuerfreibetrag von 110 € bei Betriebsveranstaltungen überschritten oder werden mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für den besteht aber die Möglichkeit zur begünstigten Besteuerung. Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann mit 25 Prozent pauschal besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden. Dabei sind Geschenke ohne Höchstgrenze und von beliebigem Wert in die Berechnung des Freibetrags einzubeziehen. Ist der Freibetrag überstiegen, können die Vorteile insoweit mit 25 Prozent pauschal besteuert werden.

Das Geschenk muss allerdings im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden. Diese muss über den Rahmen einer bloßen Geschenkverteilung hinausgehen und einen geselligen Charakter haben.

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