Newsletter-Beitrag, Oktober 2017

Fein geplant ist fast gewonnen

Im letzten Teil der vierteiligen Serie zum Thema Veranstaltungsplanung geht es um die Ablaufplanung und -regie, die Durchführung und wichtige Nachbereitung einer Veranstaltung.

Der Tag X kommt näher

Sie haben einen tollen Ort gefunden, alle Genehmigungen eingeholt, Ihre Gäste eingeladen, Essen, Getränke und etwaige künstlerische Beiträge stehen fest. Jetzt ist alles getan, könnte man meinen. Doch unterschätzen Sie nicht die Feinplanung! Um eine Veranstaltung für Ihre Gäste zu etwas Besonderem zu machen, ist perfektes Timing und reibungsloses Teamwork genauso wichtig, wie das gute Essen oder die besondere Botschaft.

Im letzten Teil unserer 4-teiligen Serie zum Thema Veranstaltungsplanung geht es um die Ablaufplanung und -regie, die Durchführung und wichtige Nachbereitung einer Veranstaltung.

Ablaufregie? Ich will doch keinen Film drehen …

Jeder Programmpunkt Ihrer Veranstaltung hat Einfluss auf Ihre Gäste. Das sollten Sie sich – und dem beteiligten Team – vorher bewusst machen. Zu lange Pausen, das Essen kommt zu spät oder zu früh, der Künstler weiß nicht, wann er auf die Bühne gehen soll. Jede kleine Unsicherheit auf Ihrer Seite überträgt sich auf den Eindruck, den Ihre Veranstaltung hinterlässt.

Daher ist es sehr zu empfehlen, sich darüber Gedanken zu machen, wann was passieren soll. Zuerst erstellen Sie am besten schon im Vorfeld einen groben Ablaufplan, den Sie im Laufe der Planung immer weiter füllen und feiner gliedern. Dieser Plan beginnt mit der allerersten Anlieferung oder dem Aufbau und endet mit dem allerletzten Stück, das abgebaut oder abtransportiert wird. Oder mit der Endreinigung am nächsten Tag. Berücksichtigt werden sollten alle relevanten Zeiten – auch, wann die Vorspeise serviert werden soll oder wo die Technik eingeladen werden soll.

Wenn Sie ein umfangreicheres Hauptprogramm mit mehreren Sprechern oder Künstlern geplant haben, benötigen Sie einen eigenen, detaillierten Regieplan! Wann geht wer auf die Bühne, wie lange ist der Vortrag, wann sollte sich der folgende Redner zur Bühne begeben etc. Beachten Sie dabei auch immer alle Nebenschauplätze wie das Foyer, der Parkplatz, die Garderobe. Auch für diese sollten Sie einen gesonderten Ablaufplan erstellen.

Für den reibungslosen und damit erfolgreichen Veranstaltungsablauf kann ein sogenanntes Regiebuch, in dem Sie die Tagesplanung minutiös dokumentieren, sehr hilfreich sein. Notieren Sie sich hier auch die benötigten Telefonnummern aller Beteiligten (Mitorganisatoren, Vermieter, Referenten, Künstler, Caterer etc.).

Einleitung – Begrüßung – Protokoll

Es ist kein guter Start in eine Veranstaltung, wenn die Einleitung oder die Begrüßung der Gäste unvorbereitet von jemandem gestottert wird, der gerade erst von dieser Aufgabe erfahren hat! Legen Sie im Voraus fest, ob dies Ihr Geschäftsführer, ein Moderator, Ehrengast oder ein Künstler tun soll und bereiten Sie mit demjenigen gemeinsam vor, welche Botschaft zu Beginn an die Gäste gehen soll. Berücksichtigen Sie dabei die Nennung von anwesenden Ehrengästen oder – bei besonders festlichen, offiziellen Anlässen – gegebenenfalls die protokollarisch korrekte Rangfolge der Begrüßung ihrer Gäste!

Darauf müssen Sie sich verlassen können – Ihr Team am Tag X

Auch bei der Durchführung einer Veranstaltung gilt: Gut geplant ist halb gewonnen. Legen Sie vorher einen Hauptverantwortlichen dafür fest. Das sollte derjenige sein, der alle Fäden kennt, sie in der Hand hält und nicht loslässt! Je nach Größe der Veranstaltung und Menge der Programmpunkte brauchen Sie weitere Personen, die Verantwortung übernehmen.

Selbst beim kleinsten Vortrag brauchen Sie jemanden, der die Technik kennt und Probleme lösen kann. Bei größeren Veranstaltungen ist ein Technischer Leiter sehr zu empfehlen. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf andere. Das Bereithalten von technischen Alternativen (Ersatz-Mikrofon etc.) und der Nummer des Hausmeisters kann sich mitunter als überaus nützlich erweisen.

Wenn Sie viele unterschiedliche Programmpunkte zu bewältigen haben, kann ein Programmleiter den Ablauf erleichtern. Er sollte sich dann aber ausschließlich darum kümmern, dass dieser Teil der Veranstaltung reibungslos läuft. Vielleicht brauchen Sie zusätzlich z.B. eine Künstlerbetreuung. Und selbst wenn Sie einen Caterer mit der Versorgung ihrer Gäste beauftragt haben – legen Sie auf jeden Fall einen Verantwortlichen fest, der den Service (Essen / Getränke) im Griff hat.

Für am Tag der Veranstaltung kurzfristig anfallende Besorgungen, Erledigungen und Aufgaben engagieren Sie falls nötig einen „Runner“.

Legen Sie am Tag Ihrer Veranstaltung unbedingt einen Termin für ein detailliertes Briefing mit dem gesamten Team und beteiligten Dienstleistern fest! Gehen Sie kurz durch alle Programmpunkte, Zeiten, mögliche Schwierigkeiten und sprechen Sie klar an, wer für welchen Bereich die Verantwortung trägt. Hier geht es darum, dass jedes Teammitglied auf dem gleichen Stand der Dinge ist. Falls Sie ein sehr hohes Personalaufkommen haben sollten, unterteilen Sie die Briefings in Bereiche. Sorgen Sie aber dafür, dass der Hauptverantwortliche bei allen Briefings anwesend ist. In diesen Termin können Sie auch engagierte Fotografen oder Filmer einbinden. Spätestens jetzt sollten Sie festlegen, welche Bilder benötigt werden, wer auf jeden Fall fotografiert werden muss u.a.

Ein letzter Tipp vor der Veranstaltung: Um sich nervenaufreibendes Krisenmanagement zu ersparen, hilft eine vorausschauende Planung wirklich – rechnen Sie immer mit allen Eventualitäten!

Wenn es rum ist, ist es rum?

Nun ist es also vorbei. Ihre Veranstaltung ist wunderbar gelaufen, alle Botschaften verbreitet, alle Brötchen gegessen, alles wieder sauber. Jetzt allerdings beginnt einer der wichtigsten Punkte jeder Veranstaltung: Die Nachbereitung. Oft wird dieser Punkt etwas stiefmütterlich behandelt oder gar einfach weg gelassen. Doch hieran sieht man, wie professionell eine Veranstaltung konzipiert ist!

Natürlich denken Sie noch an das Dankschreiben an Ihre Sponsoren – das spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung verschickt sein sollte. Und vielleicht suchen Sie auch noch die besten Motive aus den Bildern und stellen Sie Ihren Gästen zur Verfügung. Doch bereits die Meldung an die örtliche Presse zur erfolgreichen Veranstaltung und das Presseclipping werden leicht mal vergessen.

Wirklich wichtig zum Abschluss einer Veranstaltung ist allerdings die Kostenkontrolle. Gleichen Sie Ihre kalkulierten Ausgaben und Einnahmen unbedingt mit den tatsächlichen ab und erstellen Sie eine umfassende Abschlussrechnung mit allen Positionen. Und legen Sie mit einem kleinen Abstand zur Veranstaltung einen Termin für eine offene und konstruktive Nachbesprechung mit den Hauptbeteiligten fest. Halten Sie fest, was gut gelaufen ist und was nicht funktioniert hat – am besten schriftlich! Davon wird Ihre nächste Veranstaltung am meisten profitieren!

Dies war der letzte Teil unserer Reihe rund um Veranstaltungsorganisation. Um die Planung einer Veranstaltung für Sie etwas einfacher zu machen, haben wir eine umfassende und praktische Checkliste erstellt, die auch all die Punkte, die in dieser Reihe erwähnt wurden, beinhaltet.

Checkliste Veranstaltungsorganisation (PDF)

Autorin: Antje Zelnitschek, Kulturmanagerin und heute bei einem Münchner Musiklabel für den Bereich Artist & Repertoire und Produktmanagement zuständig. Sie war viele Jahre als Veranstalterin verantwortlich für Lesungen, Konzerte, Festivals bis hin zu Großveranstaltungen für Firmenkunden.