Newsletter-Beitrag, April 2019

Das Wissen über neue Technologien ist im Non-Profit-Sektor deutlich gewachsen – doch viele Organisationen passen sich diesen Möglichkeiten nur langsam an. Mit einer Software zum Freiwilligenmanagement können Sie Ihre Freiwilligen leichter anwerben, registrieren und verwalten. Der Artikel gibt unter anderem Empfehlungen, welche Standardfunktionen Sie in einer solchen Software suchen sollten.
Ein Artikel unseres Partners TechSoup USA

Warum Software die Zukunft des Freiwilligenmanagements ist

Das Wissen über neue Technologien ist im Non-Profit-Sektor deutlich gewachsen – doch viele Organisationen passen sich diesen Möglichkeiten nur langsam an. Non-Profits sollten neue Technologien als positive Veränderung betrachten, die ihre Arbeit einfacher und effizienter macht. Dies gilt insbesondere für die Welt des Freiwilligenmanagements.

Wir sehen immer noch, wie Organisationen Tabellenkalkulationen verwenden und potenzielle Freiwillige bitten, Antragsformulare herunterzuladen, auszudrucken, auszufüllen und zu unterschreiben – und dann jedes Formular an die Adresse der Organisation zurückzusenden. Man fragt sich, warum eine gemeinnützige Organisation diesen Prozess für potenzielle Freiwillige/Ehrenamtliche nicht erleichtert. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wie viele motivierte Freiwillige den Prozess abbrechen, wenn sie für die abschließende Registrierung einen Drucker nutzen müssen.

Seien wir ehrlich, wir alle führen ein betriebsames Leben und neue Technologien (ob über unsere Telefon-Apps oder E-Mails) sind zur zweiten Natur geworden. Es gibt viele Softwarelösungen, die fast alle Aspekte unseres Lebens verbessern und organisieren helfen. Möchten Sie als Freiwilliger nicht lieber nach Jobs suchen und sich für Aufgaben online anmelden sowie E-Mail- oder Texterinnerungen erhalten? Also, wir fänden das toll.

Mit einer Software zum Freiwilligenmanagement können Sie Ihre Freiwilligen leichter anwerben, registrieren und verwalten. Und doch sind viele Organisationen immer noch unschlüssig. In diesem Artikel haben wir also die häufigsten Missverständnisse und Einwände zusammengetragen, die wir von gemeinnützigen Mitarbeitern in Bezug auf eine Freiwilligenmanagement-Software hören. Außerdem geben wir Ihnen Empfehlungen, welche Standardfunktionen Sie in einer Software suchen sollten.

Was hält Organisationen davon ab, Software für das Freiwilligenmanagement einzusetzen?

„Was ist eine Freiwilligenmanagement-Software genau?“
Software für das Freiwilligenmanagement gibt es seit mindestens 15-20 Jahren, aber erst seit kurzem erkennen NPOs, dass es All-in-One-Lösungen gibt. Anstatt mehrere Systeme zu verwenden, ist es sinnvoller, eine spezielle Softwarelösung zu finden, die alles kann. Und mit der massenhaften Verbreitung von Social Media, insbesondere durch die Millenials, erwarten die meisten Freiwilligen, dass sie sich heutzutage online bewerben oder anmelden können.

„Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll – Software und technologische Trends sind manchmal ein Buch mit sieben Siegeln.“
Womit verbringen Sie die meiste Zeit als Freiwilligenmanager? Als erstes sollten Sie ermitteln, was Ihre aktuellen Zeitkiller sind. Software sollte diese Belastung mindern oder die damit verbundene Zuarbeit massiv reduzieren. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Freiwilligenmanagement-Software einen Großteil der Aufgaben erledigen kann oder zumindest über einen speziellen Projektplan verfügt. Es hilft, vertrauenswürdige Kollegen um Empfehlungen zu bitten. Sie sollten in der Lage sein, Software zu testen, entweder kostenlos oder mit einer Probezeit. Das ist wirklich der einzige Weg, wie Sie die richtige Lösung finden.

„Wir wollen uns nicht ändern.“
Wir wissen, dass Veränderungen auch eine große Herausforderung sein können. Ihre gemeinnützigen Mitarbeiter fühlen sich vielleicht nicht in der Lage, Änderungen vorzunehmen. Die Menschen in Ihrer Organisation sind möglicherweise mit dem Status quo zufrieden. Gegebenenfalls müssen Sie sich dafür einsetzen, das Recruiting und die Planung von Freiwilligen effizienter zu organisieren. Andere erkennen vielleicht nicht, wie viel Arbeit es kostet, Freiwillige zu koordinieren. Vor allem kann eine Freiwilligenmanagement-Software die Lösung gegen Ineffizienzen in Ihrem Freiwilligenmanagement sein.

„Wir haben ein begrenztes Budget.“
Tolle Neuigkeiten – es gibt viele kostenlose Lösungen da draußen (vor allem, wenn Sie keine erweiterten Funktionen benötigen). Die Investition in professionelle Software zur Verwaltung von Freiwilligen entlastet Sie und Ihre Kollegen. Damit können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.

„Andere Bereiche haben Vorrang, wenn es um neue Software geht.“
Das ist ein Grund, den wir zu oft hören. Organisationen müssen die Freiwilligen im Auge haben, wenn sie an übergreifende Ziele denken. Laut der Studie „Time and Money: The Role of Volunteering in Philanthropy“ von Fidelity Charitable engagieren sich 87% der Menschen, die Wohltätigkeitsorganisationen unterstützen, sowohl mit Zeit als auch mit Geld – davon sagen 43%, dass sie die Projekte finanziell unterstützen, für die sie freiwillig arbeiten. Daher glauben wir, dass der Aufbau eines soliden Freiwilligenprogramms direkte Auswirkungen auf das finanzielle Ergebnis einer Organisation hat.

„Wir sind eine kleine Organisation und glauben nicht, dass wir das brauchen.“
Viele NPOs glauben fälschlicherweise, dass man erst eine bestimmte Größe haben muss, um von einer Freiwilligenmanagement-Software zu profitieren. Aber effektives Freiwilligenmanagement ist keine leichte Aufgabe, unabhängig von der Größe Ihrer Organisation. Wenn Sie eine kleine Gruppe sind, haben Ihre Teammitglieder wahrscheinlich mehrere Aufgaben, so dass das Freiwilligenmanagement noch wichtiger wird, um alles einfach koordinieren zu können. Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation ist es wichtig, die Daten über Freiwillige im Auge zu behalten. Es geht darum, die richtige Lösung zu finden, die zu Ihren organisatorischen Anforderungen passt.

„Unsere Organisation hat eine hohe Mitarbeiterfluktuation.“
Es ist nicht einfach, wenn die Mitarbeiter ständig wechseln. Genau hier kann der Einsatz von Freiwilligenmanagement-Software helfen. Wenn man die Informationen zu ehrenamtlichen Mitarbeitern zentral erfasst (bspw. Arbeitszeiten, Formulare, Kontaktinformationen) kann man das Recruiting beschleunigen und langfristig Vertrauen zu Freiwilligen aufbauen.

„Ich weiß nicht, wie man programmiert.“
Durch die bessere Technologie kann man mit jedem System relativ einfach anfangen und es an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen. Heutzutage müssen Sie kein Entwickler sein oder sich auf eine IT-Abteilung verlassen, um Ihr Freiwilligenportal aufzubauen. Die meisten Softwareunternehmen verfügen über Ressourcen, die Sie unterstützen und Ihnen zum Erfolg verhelfen: Tutorials, Videos, Webinare, Schulungen, Online-Hilfe-Center und Kundendienstmitarbeiter.

Sie sind also bereit, in eine Freiwilligenmanagement-Software zu investieren – wonach sollten Sie suchen?

Freiwilligenmanagement-Software wurde entwickelt, um eine Organisation beim Aufbau einer Online- und Offline-Community zu unterstützen. Die Standardfunktionen sollten Folgendes beinhalten:

• Datenbank für Freiwillige;
• Möglichkeit, Veranstaltungen und Personalwechsel zu planen.
• Online-Portal, auf dem sich Freiwillige auf Stellenangebote anmelden können;
• Automatische Bestätigungen, Einladungen und Erinnerungen.

Die von Ihnen ausgewählte Software sollte Ihnen auch helfen, den Überblick über Ihre wachsende Gemeinschaft zu behalten – mit Berichten über Freiwilligenarbeit, Such- und Filterfunktionen, etc. Die Software soll Ihnen und Ihrer Organisation Zeit sparen und gleichzeitig Ihre Freiwilligen in das Engagement Ihrer Organisation einbinden.

Denken Sie daran, dass Technologie nur ein Werkzeug ist. Man muss ihre Vorteile effektiv nutzen. Die Verwaltung von Freiwilligen mit oder ohne Software kann manchmal eine Herausforderung sein, aber würden Sie nicht Ihr Vertrauen in ein Produkt setzen wollen, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde? Aus all diesen Gründen ist die Investition in eine Freiwilligenmanagement-Software eine gute Möglichkeit, wie Ihre Organisation ihre Mission besser erfüllen kann.

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